Nouvelles obligations du registraire des entreprises

À compter du 31 mars 2023, la mise à jour ne pourra pas être produite au même moment que la déclaration de revenus et, malheureusement, nous sommes dans l’obligation de vous aviser que nous ne sommes pas autorisés à effectuer celle-ci.

Vous avez reçu récemment ou recevrez sous peu une communication du Registraire des entreprises du Québec concernant de nouvelles exigences lors de votre mise à jour annuelle. Ces nouvelles mesures touchent tous les types d’entreprises, qu’elles soient incorporées, enregistrées, S.E.N.C. ou toutes autres entités.

Selon les informations communiquées par le Registraire des entreprises, voici un descriptif des nouvelles obligations.

Divulguer la date de naissance

Toutes les personnes physiques inscrites au Registraire (actionnaires, administrateur, associés et bénéficiaires ultimes) devront fournir leur date de naissance.

Transmettre une copie des pièces d’identité

Chaque administrateur actif ou tout nouvel administrateur élu devra soumettre une pièce d’identité valide incluant nom, prénom et date de naissance pour corroborer ses informations personnelles.

Les pièces d’identité acceptées sont :

• Permis de conduire;
• Passeport;
• Carte d’assurance-maladie;
• Certificat de naissance du Québec;
• Carte de résident permanent du Canada;
• Document d’immigration délivré par le gouvernement du Canada (IMN-1442);
• Pièces d’identité officielles pour les militaires, les policiers ou les diplomates en poste au Canada;
• Certificat sécurisé de statut d’indien;
• Pièces d’identité délivrées par une province canadienne ou un territoire canadien qui comprend une date de naissance.

Déclarer les bénéficiaires ultimes

Les entreprises devront déclarer les informations relatives à leurs bénéficiaires ultimes en fournissant leur nom, leur adresse et leur date de naissance.

Notez qu’une personne morale sans but lucratif n’a pas à fournir ces informations.

En complément d’information, un bénéficiaire ultime d’une entité est une personne physique qui détient un droit ou une influence, direct ou indirect, sur l’entreprise. Afin de savoir qui est le ou les bénéficiaires de votre entreprise, voici les trois exemples les plus susceptibles de se présenter :

• Il ou elle détient plus de 25 % des actions votantes;
• Il ou elle détient plus de 25 % des actions participantes;
• Il ou elle a une influence qui, lorsqu’exercée, représente un contrôle de fait (ex. : un prête-nom).

Par cette approche, le Registraire veut améliorer la transparence des entreprises et l’exactitude des informations de sa base de données. Seuls vos adresses personnelles, noms et prénoms pourront être visibles en ligne. Les autres informations demeureront confidentielles et les pièces d’identité seront conservées jusqu’à la date de l’immatriculation de l’entreprise ou du dépôt de la déclaration de mise à jour au dossier de votre entreprise. Elle sera ensuite détruite.

Par conséquent, à compter du 31 mars 2023, la mise à jour ne pourra pas être produite au même moment que la déclaration de revenus et, malheureusement, nous sommes dans l’obligation de vous aviser que nous ne sommes pas autorisés à effectuer celle-ci.

Deux options s’offrent à vous :

• Communiquez avec votre juriste qui pourra effectuer la mise à jour pour vous. Notez que des frais s’appliqueront.
• Effectuez par vous-même la mise à jour en ligne sur le site du REQ avec votre code Clicséqur Express ou Clicséqur Entreprise. Si vous n’avez aucun de ces codes, vous pouvez en faire la demande auprès du Registraire. Toutefois, prévoyez un délai de plusieurs semaines pour la réception de votre code.

Lors de la production de votre déclaration de mise à jour annuelle suivante, si aucune modification n’est requise au niveau des actionnaires, administrateurs, bénéficiaire ultime, celle-ci pourra être effectuée selon le processus habituel.

Nous sommes bien conscients de la charge supplémentaire que cela occasionnera et si vous avez besoin d’aide pour ces démarches, vous pouvez contacter Mme Claudine Bérubé au 819 909-6166, poste 247 ou par courriel à claudine.berube@soluce.ca. Notez que des frais peuvent s’appliquer.

Nous vous remercions de votre compréhension et vous prions de recevoir nos meilleures salutations.

Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le site officiel.

Nous tenons à vous aviser qu’il est de votre responsabilité de s’assurer que la mise à jour est bien effectuée. Si vous refusez de produire une mise à jour annuelle ou si celle-ci est faite hors délais, des frais ainsi que des pénalités seront appliqués par le Registraire des entreprises. Également, si plus de deux mises à jour annuelles sont non produites, le Registraire se réserve le droit de révoquer votre immatriculation, ce qui entraînera des frais supplémentaires pour produire une révocation de radiation.